Организация, имеющая право выступать в тех или иных соревнованиях обязана представить в секретариат заявку. Заявка может быть именной для того, чтобы заранее знать общее количество участников, для организации размещения, питания, отъезда и т.д. В данной заявке указывается Ф.И.О., год рождения,разряд.Такая заявка достаточна для предъявления в мандатную комиссию по допуску.
Техническая заявка является как бы продолже- пием именной заявки. Она необходима для работы секретариата и включает сведения в каких видах участвует спортсмен. Заявка должна быть подписана врачом и проставлена печать медицинского учреждения против каждой фамилии. В заявке должно быть указано общее число спортсменов допущенных к соревнованиях. Затем заявку заверяет руководитель организации и проставляется печать, указывается представитель команды. Необходимо для 1-2-го уровня соревнований оформлять заявки для мужчин и женщин раздельно. Вместе с пиявкой представители команд должны сдать карточки участников. На каждого спортсмена, указанного в заявке, заполняется карточка участника но соответствующей форме, если спортсмен заявлен в нескольких видах программы — то на каждый вид отдельная карточка. В карточке обязательно должны быть следующие графы: вид программы, пол участника, номер участника, фамилия и имя полностью, год рождения, организация, фамилия тренера, заявленный результат.
На соревнованиях местного уровня организации сами себе обеспечивают своих участников номерами.
Карточки участников, участвующих лично, перечеркиваются по диагонали одной полосой, участвующих вне конкурса — двумя полосами перекрестно.
После проверки правильности заполнения заявки и карточек участников, секретарь присваивает команде соответствующий индекс. Кроме этого представители
команд заполняют бланки командного зачета (лицевой счет команды). Секретариат выдает представителю команды регламент и программу соревнований по часам, а также указываются время и место проведения совещаний представителей команд.
В регламенте указывается порядок проведения соревнований, определения финалов, начальные высоты в прыжках, место сбора участников, разминки, порядок награждения, открытия и закрытия соревнований и т.д.
Каждому участнику выдаются, как правило, два номера с четкими цифрами, высотой 200мм. Номера не должны быть согнутыми или разрезанными. Они прикрепляются аккуратно на спине и груди к майке (костюму). На соревнованиях первого уровня, где используется фотофиниш, дополнительно прикрепляются еще номера высотой 80- 100мм на трусах у пояса с правой или левой стороны.
Участники соревнований в прыжках в высоту или с шестом могут иметь только один номер — на спине или груди. В случае если участникам выдается только один номер, то в соревнованиях по бегу па короткие дистанции (100, 200, 110 м с/б, 100 м с/б) его следует прикреплять на спину, а в остальных видах бега и метаниях и прыжках — на грудь.